In un precedente articolo, vi parlavamo del privacy shield e di l’impatto che ciò può avere nella vostra azienda, soprattutto in merito al rispetto del RGPD. Oggi, scoprite in questo articolo come garantire la sicurezza dei dati della vostra strategia commerciale.
- Effettuare una rilevazione dello stato dei vostri dati
- Creare un polo di sorveglianza dei dati
- Inquadrare la sicurezza dei dati
I dati dei vostri clienti sono preziosi e probabilmente li conservate all’interno di un software CRM o ERP. Ma, prima di utilizzare il vostro software, è importante eseguire una verifica completa dei vostri dati. E per farlo, vi proponiamo tre fasi chiave per garantire la sicurezza dei vostri dati.
Effettuare una rilevazione dello stato dei vostri dati
Se siete commerciali, avete in un software CRM i recapiti dei vostri potenziali clienti e talvolta anche informazioni riservate sulla loro azienda. È fondamentale fare ordine tra tutto ciò che sapete sui vostri potenziali clienti e avere pratiche archivianti organizzate e catalogate secondo una nomenclatura precisa che avrete definito in anticipo. Ad esempio:
- Data di ingresso del potenziale cliente nel file
- Possibile data di uscita
- COGNOME, Nome, Email, N°
- Azienda
- Informazioni sulla sua azienda
- Scambi precedenti tra lui e noi (ordinati per data)
- Tracciamento delle operazioni
- Possibili incidenti
- Contatti futuri
- Commenti e osservazioni su questo potenziale cliente
È indispensabile che la vostra nomenclatura (che deve corrispondere alle vostre esigenze) si applichi a TUTTI i vostri contatti esterni all’azienda. È inoltre necessario ottenere il consenso sui propri dati tramite l’approvazione dei cookie sul vostro sito web
Dove si trovano i vostri dati?
In primo luogo, dovete sapere con precisione dove si trovano tutti i vostri dati. Tutti i dati dei vostri potenziali clienti devono essere archiviati nello stesso luogo, in una cartella o in un software facilmente accessibile del vostro computer, quindi eventualmente duplicati su un disco rigido in caso di incidente.
L’importanza di proteggere i propri dati ha come obiettivo principale evitare proprio una perdita di dati! Per questo, assicuratevi di avere un sistema di archiviazione infallibile e protetto, difficile da raggiungere per chiunque all’interno dell’azienda e addirittura impossibile da raggiungere per chiunque all’esterno dell’azienda. A tal fine, un software CRM affidabile ed efficace è una soluzione perfetta.
Chi ha accesso ai vostri dati?
I vostri dati, in particolare i file dei clienti, sono il bene più prezioso della vostra azienda e ciò che sta alla base della vostra strategia commerciale. Solo un piccolo gruppo di collaboratori deve poterci accedere. Questi devono essere formati, sensibilizzati e abituati per garantire la sicurezza dei dati. Se siete il titolare dell’azienda, potete delegare questa responsabilità a un collaboratore fidato, ma soprattutto avere una documentazione solida in cui tutto sia spiegato in caso di cambiamento del personale.
Non potete ignorare questa parte essenziale della vostra attività: è il vostro serbatoio di clienti. Vi danno fiducia quando vi forniscono le loro informazioni personali; una mancanza o una perdita potrebbe danneggiare gravemente la vostra attività. Sapete quindi chi ha accesso a questo bacino prima di mettere in piedi un sistema di sicurezza solido.
Come proteggere i vostri dati?
Seguendo le raccomandazioni della CNIL in materia di RGPD, Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, che disciplina la protezione dei dati in Francia e nell’Unione Europea.
Alcuni software CRM francesi offrono la possibilità di implementare un sistema di doppia autenticazione per garantire la sicurezza dei dati della vostra azienda.
Scegliendo di preferire un editore di software francese invece di uno americano, siete certi che le normative vengano rispettate e aggiornate in tempo reale.
Creare un polo di sorveglianza dei dati
Per andare oltre e, se la vostra azienda lo richiede, è fondamentale creare un vero polo di sorveglianza dei dati, un settore dedicato alla sorveglianza dei dati informatici della vostra azienda e dei dati dei vostri potenziali clienti raccolti dai commerciali.
La missione del polo di sorveglianza dei dati
Il polo di sorveglianza dei dati è gestito dal DPO. La CNIL spiega sul suo sito :
“Il responsabile della protezione dei dati (DPO) è incaricato di attuare la conformità al regolamento europeo sulla protezione dei dati all’interno dell’organismo che lo ha designato, per tutti i trattamenti attuati da tale organismo.”
Cosa dice la legge?
“Il responsabile del trattamento deve adottare tutte le precauzioni utili, in considerazione della natura dei dati e dei rischi presentati dal trattamento, per preservare la sicurezza dei dati e, in particolare, impedire che siano alterati, danneggiati o che vi accedano terzi non autorizzati.”
Chiunque può diventare DPO passando dal sito della CNIL.
Le azioni da mettere in atto per proteggere i dati
È il polo di sorveglianza dei dati che si occupa di questa missione. Quattro azioni devono essere messe in atto per proteggere i vostri dati:
- Valutare i potenziali rischi
- Identificare gli elementi da proteggere
- Conoscere le misure da adottare in caso di perdita di dati
- Segnalare tutto e correggere per rafforzare la protezione dei dati.
Il vostro DPO (Responsabile della protezione dei dati) deve conoscere la documentazione messa a disposizione dalla CNIL e ha il compito di far applicare queste azioni.
Sensibilizzare gli altri servizi sull’importanza della protezione dei dati
È necessario informare anche tutti i collaboratori sull’importanza della protezione e della gestione dei dati. Anche se un solo polo ne è dedicato, molti collaboratori e in particolare i vostri commerciali sono chiamati a trattare dati e devono essere aggiornati sulle ultime raccomandazioni della CNIL e su come incidono sull’azienda o sul loro lavoro quotidiano. Perché non mettere in pratica una newsletter interna per informarli?
Inquadrare la sicurezza dei dati
Gestione della manutenzione e della distruzione dei dati
Una volta che sapete dove si trovano i vostri dati e chi li gestisce, potete identificare con fiducia il loro percorso all’interno e all’esterno della vostra azienda, purché i vostri strumenti -e il team che ha progettato il vostro strumento- siano affidabili e accessibili.
I commerciali della vostra azienda devono essere in grado in qualsiasi momento di gestire la manutenzione e la distruzione dei dati dei potenziali clienti che si trovano nel loro CRM.
Tracciare gli incidenti di sicurezza
Se vengono rilevati incidenti di sicurezza nonostante tutti gli strumenti di tracciamento che avete messo in atto, non dimenticate di tracciarli, per potervi riferire a essi se si ripresentano, ma soprattutto per correggerli!
Se riscontrate falle sul vostro software o una nuova normativa RGPD, non esitate a consultare il sito della CNIL o a contattare il team di assistenza del vostro strumento. La maggior parte dei software offre un supporto che può aiutarvi a risolvere i problemi.
Ogni collaboratore deve inoltre informare il polo di sorveglianza dei dati della propria azienda se riscontra un’anomalia che potrebbe rappresentare un rischio per la sicurezza
Rendere sicuri gli scambi con altri organismi
La messa in sicurezza dei dati è particolarmente importante durante i vostri scambi con altre aziende o organismi, soprattutto via email. Gmail ha infatti messo in atto notifiche per segnalare quando inviate un allegato della vostra azienda a un contatto esterno alla vostra azienda. La vigilanza è sempre d’obbligo e conviene fare riferimento regolarmente al sito della CNIL e ai vostri team tecnici e commerciali.
La strategia commerciale e il CRM sono elementi inseparabili. Ben configurato, il vostro CRM può essere una fonte di dati inesauribile, indispensabile per il corretto funzionamento di una strategia commerciale. Assicuratevi quindi che il software utilizzato sia affidabile e pratico per la vostra strategia e che i vostri dati siano ben messi in sicurezza, conformi al RGPD, e che il vostro team sia ben formato su questo argomento! Adesso al lavoro
