Tutte le aziende che utilizzano strategie di marketing automation devono dedicare una pagina del proprio sito alla protezione dei dati personali per essere conformi al RGPD e per adempiere all’obbligo di trasparenza nei confronti degli utenti. Il marketing si basa su questa raccolta di dati sensibili, pertanto i visitatori devono essere informati sul loro trattamento e sui loro diritti. Spesso la pagina RGPD e Dati si trova nel footer (piè di pagina) di un sito, ma anche una categoria del menu può essere dedicata a questo tema. L’essenziale è che l’argomento venga trattato e sia visibile a tutti i visitatori del tuo sito.
Comprendere i principi del RGPD relativi al marketing automation
Valutare e documentare i dati raccolti dal tuo sito web
Mettere in atto una politica del consenso chiara ed esplicita
Rafforzare la sicurezza dei dati sul tuo sito web
Offrire opzioni per la cancellazione dei dati
Formazione del personale e sensibilizzazione al RGPD
Comprendere i principi del RGPD relativi al marketing automation
A. Che cos’è il RGPD e perché è importante per il marketing automation ?
Il RGPD, ovvero Regolamento generale sulla protezione dei dati, è una normativa dell’Unione europea entrata in vigore nel maggio 2018. Il suo obiettivo è proteggere la vita privata e i dati personali delle persone all’interno dell’UE. Per il marketing automation, il RGPD è fondamentale perché impone regole rigorose riguardo alla raccolta, al trattamento e all’utilizzo dei dati personali degli utenti.
Le aziende devono ottenere un consenso chiaro e informato dagli utenti prima di raccogliere i loro dati e devono garantirne la sicurezza mettendo in atto misure di protezione adeguate. Il RGPD rafforza la fiducia dei consumatori e incoraggia le aziende ad adottare pratiche di marketing responsabili e conformi alla normativa in materia di riservatezza dei dati.
B. I principi chiave del RGPD collegati al marketing automation
Se utilizzi Webmecanik Automation o qualsiasi altra soluzione per le tue campagne di marketing automation, ci sono quattro grandi principi da tenere a mente per essere conformi al RGPD :
- Il consenso esplicito e specifico : alla fine dei tuoi moduli, le caselle di opt-in non possono essere preselezionate. Gli utenti devono sapere chiaramente a cosa acconsentono quando trasmettono i propri dati personali.
- Il diritto all’oblio e la cancellazione dei dati : puoi predisporre un modulo in cui i potenziali clienti possono, in qualsiasi momento, richiedere la cancellazione dei propri dati. Non esitare a comunicare con loro per informarli che esiste questo modulo dedicato alla sicurezza e che possono contattarti in qualunque momento per saperne di più sul trattamento delle loro informazioni.
- Trasparenza nella raccolta e nel trattamento dei dati : stesso principio: in caso di cambiamento dei processi interni o della legislazione RGPD, si raccomanda di comunicare con la tua base clienti per informarli e dimostrare maggiore trasparenza.
- Sicurezza e riservatezza dei dati : mettere in atto misure solide è indispensabile per prevenire qualsiasi perdita di dati: doppia autenticazione, cifratura, gestione degli accessi, password da aggiornare regolarmente…
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Valutare e documentare i dati raccolti dal tuo sito web
A. Eseguire un audit dei dati raccolti dai tuoi moduli e dai cookie
Per ottimizzare il tuo sito web per la protezione dei dati personali, si consiglia prima di tutto di effettuare un audit completo che raccolga i dati di cui disponi, i moduli che pubblichi e lo stato dei tuoi cookie. Con le leggi del RGPD, è auspicabile rileggere i tuoi moduli e aggiornarli se le caselle sono preselezionate o se non sono state formulate richieste di consenso.
B. Identificare i dati sensibili e non sensibili
Dopo questo audit, è utile identificare quali sono i dati sensibili e quelli non sensibili che hai a disposizione e rafforzare la sicurezza sui dati più sensibili, ovviamente.
Ecco alcuni esempi di dati qualificati come sensibili :
- ? I dati geografici : localizzazione GPS, indirizzo IP, ecc.
- ? I dati demografici : sesso, età, data di nascita, stato civile, situazione familiare, ecc.
- ? I dati di utilizzo dei servizi : storico degli acquisti, abitudini di utilizzo del sito web o dell’app, ecc.
- ? I dati di comunicazione : registrazioni delle chiamate, corrispondenza via e-mail o chat, ecc.
- ? I dati finanziari : informazioni bancarie, numeri di carte di credito/debito, storico delle transazioni, ecc.
- ? I dati sanitari : informazioni mediche, anamnesi medica, informazioni su allergie o condizioni di salute, ecc.
Da tenere a mente : tutti i dati raccolti devono restare confidenziali, anche se sono datati. Assicurati che siano aggiornati e conservati in sicurezza per evitare qualsiasi perdita.
C. Tenere un registro dei trattamenti dei dati effettuati dal marketing automation
Il team responsabile delle campagne di marketing automation generalmente raccoglie dati comportamentali sui potenziali clienti : tasso di apertura delle e-mail, numero di clic, numero di visualizzazioni di un video o di un download… Anche questi dati non devono essere divulgati. Il meglio è raggrupparli in un registro separato (in tabelle di monitoraggio degli indicatori, ad esempio), detenuto da pochi collaboratori e certamente non diffuso al di fuori dell’azienda.
Mettere in atto una politica del consenso chiara ed esplicita
Sul tuo sito web, la politica di protezione dei dati personali deve essere indicata in modo chiaro. Come ? Tramite moduli di consenso conformi al RGPD.
A. Sviluppare moduli di consenso conformi al RGPD
I campi devono essere in una lingua comprensibile (niente gergo), le caselle non devono essere preselezionate e devono indicare chiaramente la richiesta di consenso.
Ad esempio :
- “Desidero ricevere la newsletter e le comunicazioni di marketing di [Nome dell’azienda].” è più chiaro di : “Desidero entrare nella lista di distribuzione per l’invio delle newsletter.”
In questo modo, l’utente fornisce il proprio consenso esplicito per ricevere la tua newsletter ed è chiaramente informato che riceverà comunicazioni di marketing della tua azienda.
Non dimenticare di includere un link alla tua politica sulla privacy per fornire ulteriori informazioni su come tratti i dati personali degli abbonati alla newsletter.
B. Collegare il consenso a obiettivi specifici di marketing automation
Ogni obiettivo deve avere una propria opzione separata per maggiore chiarezza. Gli utenti non devono avere l’impressione di spuntare caselle a caso, ma di sapere qual è l’obiettivo dell’azienda che richiede i loro dati personali.
C. Offrire opzioni di consenso
Più opzioni offri, più l’utente potrà percepire la politica di trasparenza della tua azienda. Questo effetto gli consentirà anche una certa rassicurazione, che è sempre fondamentale per creare un bel rapporto con il cliente !
Rafforzare la sicurezza dei dati sul tuo sito web
Per prima cosa, verifica di aver effettivamente messo in atto misure di sicurezza per proteggere i dati raccolti. Ad esempio :
- La cifratura dei dati scambiati tra il browser dell’utente e il tuo server. Questo garantisce che le informazioni sensibili, come nomi utente, password e dati personali, siano protette durante il trasferimento.
- L’ autenticazione forte : l’autenticazione a due fattori (2FA) aumenta la sicurezza degli account utente. Oltre alla password, è richiesto un secondo fattore di identificazione, come un codice univoco inviato su un dispositivo mobile, per accedere all’account.
- Gli aggiornamenti regolari e il firewall : assicurati che il tuo sito web e le tue applicazioni utilizzino gli ultimi aggiornamenti di sicurezza per eliminare le vulnerabilità note. Installa anche un firewall per monitorare e filtrare il traffico in ingresso, proteggendo così il tuo sito da attacchi dannosi e tentativi di intrusione.
Infine, assicurati di aggiornare regolarmente questi software di sicurezza per evitare qualsiasi rischio di perdita di dati.
Offrire opzioni per la cancellazione dei dati
Gli utenti devono sapere che possono richiedere la cancellazione dei propri dati. In qualità di azienda, devi facilitare il ritiro del consenso e la cancellazione dei dati da parte degli utenti. Si raccomanda di spiegare chiaramente la procedura di ritiro nella tua politica sulla privacy e di aprire un dialogo con i tuoi clienti su questo tema.
Predisporre un indirizzo e-mail è un buon modo per mostrare la trasparenza della tua azienda in merito e per rassicurarli.
Formazione del personale e sensibilizzazione al RGPD
Anche internamente ! All’interno della tua azienda, devi sensibilizzare il personale coinvolto nel marketing automation sui requisiti del RGPD e sulla gestione dei dati personali. Ogni collaboratore che ha accesso ai tuoi clienti deve essere informato sulla normativa. Non dimenticare inoltre di effettuare un monitoraggio regolare sul sito della CNIL e di organizzare formazioni per restare aggiornato sulle migliori pratiche.
