Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD) è una normativa dell’Unione europea volta a proteggere i dati personali delle persone. Per tutte le aziende, ma in particolare per quelle che utilizzano il marketing automation, impone regole rigorose per quanto riguarda la raccolta, l’elaborazione e la conservazione dei dati degli utenti.
Di conseguenza, i team marketing devono conformarsi a questi requisiti per garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati, stabilendo al tempo stesso strategie di marketing personalizzate e rispettose dei diritti delle persone, senza, ovviamente, compromettere il raggiungimento dei vostri obiettivi ?
Allora quali sono i quattro errori da evitare per essere conformi al RGPD e utilizzare in sicurezza il vostro software di marketing automation ?
Errore n°1 : raccolta non conforme dei dati
Raccogliere dati senza il consenso esplicito degli utenti è l’errore principale da non commettere quando un’azienda desidera raccogliere e utilizzare dati.
Per ottenere il consenso di un visitatore, è necessario spiegare chiaramente lo scopo di questa raccolta e dargli la possibilità di acconsentire o meno, ad esempio con una casella di spunta prima di convalidare un modulo. Il consenso informato, esplicito e libero delle persone deve essere dato in modo chiaro, specifico e senza ambiguità in merito alla finalità del trattamento.
Ecco alcune precauzioni di linguaggio da inserire nell’introduzione di un modulo per assicurarsi di rispettare il RGPD e il diritto delle persone sui loro dati :
➡️“Diamo grande importanza alla protezione dei vostri dati personali in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD). Prima di continuare, vi chiediamo di leggere attentamente l’informativa sulla privacy disponibile [inserire il link all’informativa sulla privacy] per capire come raccogliamo, utilizziamo, conserviamo e trattiamo i vostri dati.”
➡️“Barrare la casella qui sotto per acconsentire esplicitamente a ciò che raccogliamo e trattiamo le seguenti informazioni”
➡️Consenso volontario : comprendo che la fornitura dei miei dati è volontaria e che posso revocare il mio consenso in qualsiasi momento utilizzando i metodi di contatto forniti nell’informativa sulla privacy.
[ ] Accetto di fornire i miei dati personali e di ricevere comunicazioni conformemente all’informativa sulla privacy.
[ ] Rifiuto di fornire i miei dati personali e comprendo che alcune funzionalità del sito potrebbero essere limitate.
Errore n°2 : mancanza di trasparenza sul trattamento dei dati personali
La trasparenza è uno dei principi fondamentali di una buona relazione con il cliente. E si applica in particolare ai dati che accettano di trasmettervi. Effetto rassicurante, fiducia, credibilità, reputazione, fidelizzazione… I vantaggi di una comunicazione fluida sono innumerevoli.
Come vengono utilizzati, trattati e conservati i dati che condividono i vostri utenti ? In qualità di azienda, è fondamentale poter rispondere a questa domanda.
Assicuratevi di comunicare lo scopo di questa raccolta dei dati, le basi giuridiche su cui vi basate, la durata di conservazione dei dati e i loro diritti in materia di protezione dei dati. In genere ciò avviene tramite un’informativa sulla privacy accessibile e comprensibile.
Prima di qualsiasi richiesta di dati, potete inserire la seguente frase :
➡️Scopo della raccolta dei dati : i vostri dati saranno utilizzati solo per lo scopo di [indicare l’obiettivo specifico della raccolta dei dati, ad esempio : “inviarvi newsletter e promozioni esclusive relative ai nostri prodotti e servizi”].
Errore n°3 : conservazione indefinita dei dati
La conservazione indefinita dei dati personali è un grave errore in materia di RGPD. Le aziende possono conservare i dati solo per un periodo necessario, massimo e per scopi specifici.
Tuttavia, il RGPD non specifica una durata di conservazione dei dati in modo preciso e uniforme per tutte le situazioni. Enuncia piuttosto il principio di “limitazione della conservazione” (articolo 5, paragrafo 1(e) del RGPD), secondo cui i dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione delle persone interessate, per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per le quali sono trattati.
In breve ? ? La durata di conservazione dei dati dipende dal preciso obiettivo per cui i dati vengono raccolti e trattati. Una volta raggiunto l’obiettivo iniziale o quando la finalità del trattamento non è più applicabile, i dati devono essere cancellati o anonimizzati.
Per evitare questo errore durante la raccolta dei dati, potete indicare ai vostri visitatori :
➡️Durata di conservazione dei dati : i vostri dati personali saranno conservati per [indicare la durata di conservazione dei dati, ad esempio : “24 mesi a partire dall’ultima interazione con il nostro sito”].
?Vale la stessa cosa: vi consigliamo di ridurre al minimo il numero di dati richiesti. Raccogliete solo i dati necessari per raggiungere lo specifico obiettivo definito. Evitate di raccogliere dati eccessivi o inutili.
Errore n°4 : sicurezza e protezione dei dati personali insufficienti
Per garantire la sicurezza e la protezione dei dati personali, è essenziale comunicare i rischi legati alle vulnerabilità di sicurezza e alle violazioni dei dati. Una fuga di dati può danneggiare gravemente la reputazione di un’azienda, quindi tutte le precauzioni devono essere prese.
Il nostro consiglio ? Implementate misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati raccolti da qualsiasi accesso non autorizzato, divulgazione o alterazione.
Questo può includere :
- La cifratura dei dati
- L’accesso limitato ai dati sensibili
- L’autenticazione a due fattori
- L’anonimizzazione e la pseudonimizzazione
- Gli aggiornamenti e le patch
- La gestione degli incidenti di sicurezza
- I backup regolari
- Il controllo dei terzi
- La formazione del personale
- L’accesso limitato ai dati
Da sapere : quali sono le conseguenze di questi errori ?
Nessuno è perfetto e nuove normative decise dalla CNIL appaiono regolarmente. Se un’azienda dimostra leggerezza o non corregge il tiro in merito alla protezione dei dati dei suoi clienti, ecco i rischi che corre :
- Sanzioni pecuniarie : il RGPD prevede sanzioni amministrative che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4 % del fatturato mondiale annuo dell’azienda, a seconda dell’importo più alto. Queste sanzioni vengono applicate in base alla gravità dell’infrazione e possono essere imposte ai responsabili del trattamento dei dati e ai responsabili del trattamento in outsourcing.
- Una cattiva reputazione : una raccolta non conforme dei dati può causare una perdita di fiducia e di credibilità presso clienti, partner commerciali e pubblico in generale. Una cattiva reputazione può avere un impatto duraturo sull’immagine del marchio dell’azienda e danneggiare le sue attività a lungo termine.
- Azioni legali e reclami : le persone i cui dati sono stati raccolti illegalmente hanno diritto di presentare un reclamo contro l’azienda in questione. Azioni legali e reclami possono essere avviati dalle autorità di protezione dei dati o dalle persone interessate, il che può comportare costi legali significativi per l’azienda.
- Sospensione delle attività : nei casi più gravi, le autorità di protezione dei dati possono ordinare la sospensione delle attività di trattamento dei dati dell’azienda, con un possibile impatto considerevole sulle sue operazioni commerciali.
- Sanzioni contrattuali : la raccolta non conforme dei dati può anche comportare sanzioni contrattuali con partner commerciali o responsabili del trattamento in outsourcing, il che potrebbe influire sulle relazioni commerciali dell’azienda.
È quindi fondamentale per le aziende conformarsi rigorosamente ai requisiti del RGPD in materia di raccolta, trattamento e conservazione dei dati personali per evitare queste conseguenze negative. Ma grazie a questo articolo, ora conoscete tutti gli errori da evitare ?
