La qualità dei dati del tuo CRM si basa su una serie di criteri che consentono ai tuoi team di avere sempre i dati giusti, al momento giusto, e di conquistare nuove vendite.
Un CRM pulito è un CRM costantemente aggiornato. Comunicare ai tuoi team le buone pratiche aiuta a ridurre al massimo gli errori e a mantenere sempre un CRM pulito e aggiornato.
Sei criteri consentono di organizzare la pulizia del tuo CRM. In questo articolo ti riassumiamo come procedere.
Che cosa sono i dati CRM puliti?
La “data quality” si può riassumere nella capacità di mantenere dati affidabili e leggibili nel tempo. La difficoltà è che il tempo deteriora la qualità dei dati. Più un dato è recente, più vale; al contrario, più è vecchio, meno valore ha.
In effetti, i tuoi contatti cambiano numero di telefono, indirizzo, ruolo o persino comportamento: in breve, il tuo database clienti è in continua evoluzione.
Il “data quality management” o tutte le pratiche di gestione della qualità dei dati permettono di mantenere i tuoi set di dati sempre utilizzabili e facilmente gestibili.
La qualità dei dati si basa su un insieme di criteri che consentono la manutenzione del CRM e l’aggiornamento costante di dati puliti e di qualità:
- Completezza dei dati : per sapere se i tuoi dati sono completi, assicurati di avere tutte le informazioni di cui hai bisogno sui tuoi clienti e prospect. Verifica che tutti i campi utili (email, nome, cognome, telefono…) siano compilati correttamente. La mancanza di alcuni dati è un vero ostacolo al corretto processo di vendita. Assicurati quindi che i tuoi team rispettino scrupolosamente la compilazione di tutti i campi.
- Validità dei dati : attenzione, a volte i dati possono adattarsi a una sintassi specifica, ad esempio “Mr” vs “Monsieur”.
- Coerenza dei dati : i strumenti di reporting creano legami tra diverse basi di dati tramite import ed export. Affinché questo processo possa avvenire, è indispensabile che, da una base dati all’altra, i campi e le sintassi siano gli stessi. In ogni base dati, un individuo deve avere le stesse informazioni inserite con gli stessi formati e le stesse sintassi.
- Disponibilità dei dati : chiediti se i tuoi dati sono facilmente leggibili o accessibili per le persone che ne hanno bisogno per lavorare. Questo “quick win” potrebbe far risparmiare tempo prezioso ai tuoi team.
- Precisione dei dati : per avere una base dati utilizzabile, servono dati corretti. Assicurati quindi che i dati non siano errati. Ad esempio, può darsi che tutti i campi dei contatti siano compilati, ma che solo l’80% dei numeri di telefono inseriti sia valido.
- Aggiornamento dei dati : avere una base dati completa e utilizzabile va bene, ma avere una base dati costantemente aggiornata è ancora meglio. Il tempo deteriora la qualità dei tuoi dati. Assicurati quindi di verificare la validità dei dati e, se necessario, di aggiornarli.
Fonte : profisee.com
Come pulire il tuo CRM in 6 passaggi?
Un CRM con dati di scarsa qualità rappresenta un costo commerciale. Il tempo dedicato alla sua pulizia è tempo che i tuoi team non possono usare per fare contatti.
Fortunatamente, esistono pratiche di pulizia che ti permettono di risparmiare tempo.
Ecco le più importanti, riassunte qui, in 6 punti.
Fonte : efrontech.com
1. Assicurati di comprendere le tue fonti di dati
La sfida principale è capire come le diverse fonti di dati interagiscono con gli strumenti di cui disponi. Ad esempio, i dati, “centri di interesse” (interessi per questo o quel aspetto del tuo prodotto) possono essere ottenuti tramite canali diversi :
- Fonti di dati “first party” : fornite direttamente dal lead o dal cliente, tramite un modulo, la chat o una chiamata telefonica.
- Fonti di dati “second party” : fornite dall’analisi del comportamento dei lead o dei clienti sul sito, nel prodotto, ecc. tramite strumenti di partner.
- Fonti di dati “third party” : ottenute tramite un servizio di arricchimento di dati B2B.
Per arrivare a una visione chiara, assicurati di mappare i tuoi dati, le loro fonti e il loro flusso. Per iniziare, puoi provare a capire come e in quale formato i dati compaiono nei tuoi strumenti.
A titolo di esempio, il campo “Nome” può comparire come “Prénom Nom” in Salesforce e semplicemente “Name” in Intercom.
Bisogna mappare i dati di tutti gli strumenti che archiviano dati prospect o clienti, tenendo presente tutti i data point che definiscono il tuo pubblico target.
2. Normalizza e standardizza i tuoi dati
Per avere una base dati uniforme, standardizza i tuoi dati. Questo avviene configurando le tue fonti di dati e definendo regole per la compilazione manuale di queste ultime.
Questa operazione ti fa risparmiare molto tempo, ma soprattutto ti offre una visione molto chiara del database. Ti permette anche di velocizzare la raccolta.
Esempio :
NOME / Nome e cognome : Formato testo
Anno di creazione : Formato numero
Ultimo ordine (data) : Formato data
Quindi, grazie alla standardizzazione dei dati, limiti in larga misura gli errori di inserimento, imponendo formati di dati.
3. Elimina i duplicati
Può succedere che un cliente o un contatto compaia due volte o anche di più nel tuo database. L’origine di questi duplicati può avere diverse cause :
- Differenze nell’ortografia o nella sintassi, dovute a errori di inserimento o a una scarsa normalizzazione. (PrénomNom Vs NomPrénom Vs prenomnom, ecc.)
- In assenza di un identificativo univoco, il collegamento dei dati può essere falsato. In molti casi, ogni team usa il proprio identificativo: l’email per il marketing, nome / cognome per il team commerciale, ecc.
- Un solo cliente può fornire informazioni diverse in diverse fonti di dati. Ad esempio, due email diverse possono essere usate per compilare un modulo sul tuo sito e per contattare i servizi clienti.
Se necessario, si tratta quindi di identificare il contatto sorgente (il dato di riferimento) e di unirlo ai dati che sono stati aggiunti, così da creare un unico contatto.
Attenzione: questa operazione resta delicata, soprattutto quando si tratta di fusioni su un gran numero di contatti. Assicurati che i contatti che stai fondendo non siano in realtà due persone diverse.
4. Correggi gli errori di inserimento
Assicurati che non ci siano problemi di codifica dei dati provenienti da tutte le fonti di dati. Ad esempio, la trasformazione di Saint-Rémy-de-Provence in Saint-Rémy-de-Provence.
Successivamente, si pone il problema dei dati inseriti dall’utente.
Questo errore riguarda in particolare l’inserimento dell’email. Può capitare che un contatto compili male un modulo e fornisca per sbaglio un indirizzo email errato a causa di un errore di inserimento. Può accadere anche durante una chiamata, quando un contatto digita male la sua email. Tutti i dati che possono essere inseriti in modo errato rientrano in questo problema.
Quindi, fai attenzione a controllare regolarmente gli avvisi del tuo strumento di mailing riguardo ai contatti che non ricevono o non ricevono più email, così da correggere rapidamente. È lo stesso per i numeri di telefono.
Infine, è essenziale che il tuo team abbia ben interiorizzato l’abitudine di correggere tutti i dati errati che può incrociare.
5. Arricchisci e aggiorna regolarmente i tuoi dati
Il problema dell’aggiornamento dei dati è che devi verificare che i tuoi dati siano sempre corretti, interrogando sia il cliente stesso sia basi di dati esterne.
In concreto, arricchire un database o aggiornarlo equivale quindi quasi allo stesso.
Una volta che hai le informazioni di base sui tuoi contatti: nome, cognome, email, ruolo, azienda, è importante arricchire questa informazione per qualificarli meglio. Sapere quali sono i suoi centri di interesse sui tuoi prodotti, quali sono ad esempio i suoi canali di comunicazione preferiti.
Tutte queste informazioni aggiuntive ti permetteranno di arricchire la tua base dati clienti e di affinare le persona dei tuoi contatti per adottare i migliori scenari di marketing e le campagne email possibili in base al profilo di ciascuno dei tuoi contatti. L’arricchimento è la chiave di un marketing mirato.
Questo arricchimento può avvenire :
- Manuale. Chiamando direttamente un lead per interrogarlo sui suoi bisogni, sulle sue aspettative, sui suoi obiettivi, ecc.
- In modo automatizzato, grazie a strumenti di prospezione come LeadIn specializzati nell’arricchimento di lead collegati a fornitori di dati third party.
Esistono molti software specializzati in base alle tue fonti di dati. Attenzione però a rispettare la normativa vigente sull’uso dei dati.
6. Trasforma, segmenta e sincronizza i tuoi dati
Molti software di arricchimento di dati B2B oggi consentono di trasformare set di dati disordinati e malformattati in insiemi di dati facilmente leggibili e coerenti.
Come abbiamo detto, i team marketing più performanti usano l’arricchimento dei dati in modo ottimizzato, integrando solo le informazioni più rilevanti per acquisire i migliori clienti e adattare il percorso di vendita in base alle informazioni di ciascuno dei contatti. Questo consente un percorso marketing personalizzato.
Prima di avviare il processo, assicurati di identificare chiaramente di cosa hai bisogno come dati, per non acquistare quelli inutili. Una volta ottenuti i dati, basta renderli utilizzabili.
Questo processo include diverse fasi :
- La trasformazione : arricchire i tuoi dati ti dà accesso a informazioni finora sconosciute. Ad esempio, con l’arricchimento puoi determinare quale CRM usano i tuoi lead. L’unico punto critico in questo esempio è che a volte queste informazioni ti vengono fornite sotto forma di un pacchetto di tecnologia definito tramite la loro API. In tal caso, devi segmentare usando uno strumento che personalizzi la categorizzazione.
- La segmentazione : l’utilizzo dei segmenti ti permetterà di gestire tutti i tuoi flussi di dati. Sono liste di contatti create in base a uno o più criteri comuni. Poiché questi segmenti vengono arricchiti e sincronizzati con il tuo CRM, si autoaggiornano.
Sono molto pratici quando si tratta di autoaggiornare liste di pubblico, file di lead qualificati, liste email.
Grazie ai segmenti, invii il contenuto giusto, alle persone giuste, nel momento giusto.
- La sincronizzazione : quando un’informazione viene inserita tramite una fonte o anche in uno strumento, deve comparire in tutti gli strumenti in modo uniforme. Si tratta di arricchimento automatico. Ad esempio, quando una richiesta viene fatta da un lead su un modulo del tuo sito (demo, appuntamento o altro), essa deve comparire nel tuo CRM e negli altri strumenti marketing.
